viernes, 19 de diciembre de 2014

A.S.I. - INFORME LARGO I.E. JOSE GALVEZ EGUSQUIZA


 
  


   
  





HUANCAVELICA-PERÚ

2014






INFORME N° 001 AÑO 2014
EXAMEN ESPECIAL A LA INSTITUCION EDUCATIVA JOSE GALVEZ EGUSQUIZA
“AL AREA DE INNOVACION TECNOLOGICA Y CENTRO DE RECURSOS TECNOLOGICOS”
PERIODO DE 01 DE ENERO DE 2014 AL 31 DE OCTUBRE DE 2014

ÍNDICE                                                                           Pág. N°

I.                    INTRODUCCIÓN                                                
1.       ORIGEN DEL EXAMEN           _________________________________________02
2.       NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN________________________02
2.1   NATURALEZA DEL EXAMEN                                                         
2.2   OBJETIVO GENERAL                                                                     
2.3   OBJETIVOS ESPECÍFICOS                                                             
3.       ALCANCE DEL EXAMEN_______________________________________03
4.       ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD_________________ 04
4.1   ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD                                                           
4.2   ANTECEDENTES DE LOS ASUNTOS EXAMINADOS                    
4.3   BASE LEGAL DE LA ENTIDAD                                                      
5.       COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS_______________________________05
6.       MEMORANDO DE CONTROL INTERNO__________________________ 07
II.                  OBSERVACIONES______________________________________________  08
III.                CONCLUSIONES________________________________________________15
IV.                RECOMENDACIONES___________________________________________  16












INFORME N° 001 AÑO 2014
EXAMEN ESPECIAL A LA I.E.  “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”
“AL AREA DE INNOVACION TECNOLOGICA Y CENTRO DE RECURSOS TECNOLOGICOS”
PERIODO DE 01 DE ENERO DE 2014 AL 31 DE OCTUBRE DE 2014

I.                    INTRODUCCIÓN

1.       ORIGEN DEL EXAMEN :

El presente examen especial se realiza en cumplimiento al Plan de Trabajo Anual en concordancia al Plan de Uso, Mantenimiento y Generación de Fondos para la Sostenibilidad de los Recursos Tecnológicos de las I.E. Secundarias de la Región Huancavelica que  corresponde al Año Académico 2014.

2.       NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN :
La presente acción de  control constituye tiene la naturaleza de un Examen Especial.

2.1   Objetivo General :

Evaluar el uso, mantenimiento y generación de la sostenibilidad d los equipos tecnológicos en la I.E. JOSE GALVEZ EGUSQUIZA, con el propósito de desarrollar el proceso de enseñanza aprendizaje de los estudiantes del nivel secundario de educación básica regular, de manera óptima con los recursos tecnológicos que cuenta la institución, ya que en la era del conocimiento necesitamos estar a la par del avance de la ciencia y tecnología.

2.2   Objetivo Específicos :

·         Evaluar el correcto mantenimiento y uso tanto de los equipos como la infraestructura, asi como si estos son los adecuados para el desarrollo del aprendizaje.
·         Verificar la distribución y uso según función y aplicaciones (software) – en el aula de innovación tecnología y centro de recursos tecnológicos.
·         Verificar las acciones y medidas de actualización y renovación de software
·         Elaborar un Plan Específico del uso de las TIC’S. En la institución, e incluir en el Plan de trabajo Anual.
·         Gestionar un personal especializado en el uso y mantenimiento de las TIC’S.
·         Capacitar y sensibilizar a los docentes en el uso y manejo de las tecnologías en el aprendizaje.

3.       ALCANCE DEL EXAMEN :
El desarrollo del Examen Especial se efectuara en cumplimiento a las Normas establecidas en la Auditoria Sistemas Informáticos, cuyo periodo a examinar comprende del 01 de Enero del 2014 al 31 de Octubre del 2014.

3.1   Áreas a Examinar :

La acción de control se realizara en la siguiente área:
·         Aula de innovación y centro de recursos tecnológicos

3.2   Ámbito Geográfico :

La acción de control se realizara a la Institución Educativa “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que se encuentra ubicado en la Av. Bailon S/N - Acoria – Dpto. de Huancavelica.

3.3   Normas Técnicas que orientan el Examen :

La Auditoria se desarrollara según el Plan de uso, mantenimiento y generación de Fondos para la Sostenibilidad de los Recursos Tecnológicos de las II.EE. Secundarias de la Región Huancavelica
                                            
4.       ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD
4.1. Antecedentes de la Entidad
El Colegio "JOSÉ GÁLVEZ EGÚSQUIZA", es una institución educativa pública sin fines de lucro ubicado en el distrito de Acoria de la Provincia de Huancavelica del departamento de Huancavelica, que brinda educación en el nivel secundario.
Fundada el año 1965 bajo la resolución de creación D.S. N° 419, preocupados por la educación de los jóvenes y que estos reciban una buena educación en base a los valores y la cultura de sus ancestros, con la esperanza de que algún día puedan contribuir en el desarrollo de la provincia y de la región Huancavelica. Pasaron los años y, venciendo muchas dificultades, la institución se fue desarrollando en nuestro país, contribuyendo así a nuestro progreso y desarrollo con esa mentalidad de trabajo, solidaridad, honestidad y disciplina. Actualmente la institución "JOSÉ GÁLVEZ EGÚSQUIZA" forma parte importante de nuestra pluriculturalidad.
4.2. Antecedentes de los Asuntos Examinados
En la actualidad el Colegio "JOSÉ GÁLVEZ EGÚSQUIZA"  es el más antiguo del distrito de Acoria y se mantiene en el mismo local desde hace más de 48 años, realizando grandes esfuerzos por brindar una educación de calidad para la niñez y juventud del Distrito de Acoria Huancavelica.
4.3. Base Legal de la Entidad
El colegio "JOSÉ GÁLVEZ EGÚSQUIZA" fue fundado el año 1965 bajo la resolución de creación D.S. N° 419

5.       COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS CCI
5.1. CARTA N° 001
                                                                         Huancavelica, 10 de Diciembre del 2014
CARTA N° 001- SOCIEDAD AUDITORA
Señor Director
FLORENTINO GARCIA EGOAVIL                                                                                                                                             Periodo: 2014                                                                                                                                                                            Jr. Vailon S/N- Huancavelica
HUANCAVELICA.
ASUNTO:   COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, en cumplimiento a la Resolución de 
                   Contraloría N° 259-2000-CG del 07.12.2000.
 REF.: EXAMEN ESPECIAL AL SISTEMA DE GESTIÓN INFORMATICA, PERIODO 2014

Me dirijo a Ud. Para saludarlo y comunicar los hallazgos resultantes del Examen Especial indicado en la referencia, los mismos que se adjuntan en 02 folios, que corresponde al hallazgo N° 01 – 02 – 03.
En tal sentido, en merito a la Normativa mencionada agradeceré a Ud. Tenga a bien de remitir a la Oficina de la Sociedad Auditora, sitio en el Av. Garcilaso de la Vega N° 785 – Huancayo, las aclaraciones, comentarios y/o descargos pertinentes debidamente documentados en el término de tres (03) días hábiles contados a partir del día siguiente de recepcionado el presente documento.
Consideramos pertinente y necesario señalarte que a su vencimiento, de no recibir respuesta o ser extemporáneo se dejara constancia de tal hecho en el Informe pertinente.
Es necesario mencionar que el presente documento es de carácter CONFIDENCIAL por lo que resulta improcedente la divulgación de la información contenida en el presente documento a personas no autorizadas, en virtud de lo establecido en el numeral n) del Art. De la Ley N° 27785 Ley del Sistema Nacional de Control que establece la reserva como uno de los criterios que orientan el ejercicio del control.
Cabe indicar que, en caso de requerirse ampliación de plazo para la absolución de sus hallazgos, esta oficina le autoriza 02 días adicionales.
Sin otro particular, los saludo.

Atentamente,

 
                                                               C.P.C. Mauricio Vicente Giuliana                                                                               SUPERVISOR



5.2. CARTA N° 002
Huancayo, 10 de Diciembre del 2014
CARTA N° 002- SOCIEDAD AUDITORA
Señor Docente
ABEL TORRES CANTORIN                                                                                                                                                                            Periodo: 2014                                                                                                                                        
 Av. Ferrocarril S/N - Huancavelica
HUANCAYO.
ASUNTO:   COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, en cumplimiento a la Resolución de  Contraloría N° 259-2000-CG del 07.12.2000.
 REF.: EXAMEN ESPECIAL AL SISTEMA DE GESTIÓN INFORMATICA, PERIODO 2014

Me dirijo a Ud. Para saludarlo y comunicar los hallazgos resultantes del Examen Especial indicado en la referencia, los mismos que se adjuntan en 06 folios, que corresponde al hallazgo N° 04 – 05 – 06.
En tal sentido, en merito a la Normativa mencionada agradeceré a Ud. Tenga a bien de remitir a la Oficina de la Sociedad Auditora, sitio en el Av. Garcilaso de la Vega N° 785 – Huancayo, las aclaraciones, comentarios y/o descargos pertinentes debidamente documentados en el término de tres (03) días hábiles contados a partir del día siguiente de recepcionado el presente documento.
Consideramos pertinente y necesario señalarte que a su vencimiento, de no recibir respuesta o ser extemporáneo se dejara constancia de tal hecho en el Informe pertinente.
Es necesario mencionar que el presente documento es de carácter CONFIDENCIAL por lo que resulta improcedente la divulgación de la información contenida en el presente documento a personas no autorizadas, en virtud de lo establecido en el numeral n) del Art. De la Ley N° 27785 Ley del Sistema Nacional de Control que establece la reserva como uno de los criterios que orientan el ejercicio del control.
Cabe indicar que, en caso de requerirse ampliación de plazo para la absolución de sus hallazgos, esta oficina le autoriza 02 días adicionales.
Sin otro particular, los saludo.

Atentamente,


                                                            C.P.C. Mauricio Vicente Giuliana                                                                                                                                                             SUPERVISOR


6.       MEMORANDO DE CONTROL INTERNO
N°01-2014-OCI-JGE
Como parte de la auditoria a los sistemas de información correspondiente al ejercicio 2014 en cumplimiento a la Resolución de Contraloría N° 0108-2014-CG del 02/01/2014, se ha efectuado el estudio y evaluación de los sistemas de la información de la institución educativa secundaria JOSÉ GÁLVEZ EGÚSQUIZA” de la provincia de Huancavelica, Distrito Acoria, en cumplimiento de las normas de auditoría. 

A continuación detallamos las observaciones detectados como resultado de la evaluación de las actividades, procesos, etc. y formulamos las recomendaciones necesarias para evitar que ocurran desviaciones importantes.









II.                  OBSERVACIONES

Como resultado del examen  especial realizado a la Institución Educativa “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, se formulan las siguientes observaciones:

1.  LA INSTITUCIÓN NO CUENTA CON ALGÚN MEDIO DE VENTILACIÓN, NECESARIOS PARA LA PROTECCIÓN DEL EQUIPO, REDUCIENDO DE ESTA FORMA AMENAZAS Y PELIGROS AMBIENTALES, QUE SON NECESARIOS DE CUIDAR, DEBIDO A LA SOBREACUMULACIÓN DE EQUIPOS INFORMÁTICOS EN UN AMBIENTE CERRADO. 
De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no estableció la implementación de aire acondicionado u otro medio de ventilación para el mantenimiento y protección de los equipos de cómputo.
 Los hechos expuestos han trasgredido la siguiente normativa:
 - ISO 17799 – TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN – TÉCNICAS DE SEGURIDAD – CÓDIGO PARA LA PRÁCTICA DELA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
 La institución no considera en sus presupuestos de apertura la adquisición de ventiladores, por considerarlos innecesarios y más que un beneficio, lo toman como un gasto, además de esto afirman que el presupuesto asignado para esta institución es mínima y priorizan más en la compra de material educativo y otros.
 La institución está asumiendo un riesgo, pues no considera útil la adquisición de ventiladores en el área informática, siendo esto en un futuro, perjudicial, ya que la humedad que no está siendo controlada por un medio de ventilación puede ocasionar el mal funcionamiento de los medios de procesamiento de información, ocasionando plantear un nuevo presupuesto mucho más elevado para la adquisición de nuevos equipos informáticos.

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por haber realizado la instalación del centro de cómputo sin un medio de ventilación vulnerando con ello la gestión de la seguridad de la información.

2. EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSE GALVEZ EGUSQUIZA SEGÚN LA INSPECCIÓN REALIZADA SE PUDO CONSTATAR QUE NO SE TIENE A DISPOSICIÓN DE LOS ENCARGADOS LOS PLANOS DE LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS, PRINCIPALMENTE PARA EL ÁREA QUE SE VERIFICO QUE ES EL CENTRO DE CÓMPUTO PUESTO QUE NO SE DIFERENCIA CABLEADO ELÉCTRICO DEL CABLEADO DE TELECOMUNICACIONES.

De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no dispone de los planos de las instalaciones eléctricas y por tanto genera un peligro para el centro de cómputo.

Los hechos expuestos han trasgredido la siguiente normativa:

- En el ESTANDAR INTERNACIONAL ISO/IEC 17799 menciona en el punto 9.2 “equipos de seguridad – 9.2.3 “seguridad del cableado” de la a) hasta la e) menciona lo siguiente:
a) cuando sea posible, las líneas de energía y telecomunicaciones que van a los medios de procesamiento de información debieran ser subterráneas o debieran estar sujetas a una alternativa de protección adecuada;
b) el cableado de la red debiera estar protegido contra intercepciones no autorizadas o daños, por ejemplo, utilizando un tubo o evitando las rutas a través de áreas públicas;
c) los cables de energía debieran estar separados de los cables de comunicaciones para evitar la interferencia;
d) se debieran utilizar marcadores de cables y equipos claramente identificables para minimizar errores en el manipuleo, como un empalme accidental de los cables de red equivocados;
e)  se debiera utilizar una lista de empalmes documentados para reducir la posibilidad de error.

El encargado (director de la institución educativa) manifiesta que cuando asumió el cargo, la gestión anterior no contaba con dichos documentos (planos de instalaciones eléctricas) debido a que no han sido solicitados por no considerar de interés.

Se han ha tenido constantes problemas en cuanto a diferenciar las redes de cableado eléctrico y cableado de telecomunicación que ocasionado problemas de cortocircuitos y por consiguiente la perdida de información o labores que los estudiantes tenían al momento de dicho inconveniente.


IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por poseer dichos planos y la falta de interés vulnerando con ello la gestión de la seguridad del cableado.
  
3. EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSE GALVEZ EGUSQUIZA SEGÚN LA INSPECCIÓN REALIZADA SE PUDO CONSTATAR QUE NO SE TIENE EN UN PUNTO VISIBLE EL SWITCH DE APAGADO POR EMERGENCIA SEGÚN CASO SIMULADO EN LAS INSTALACIONES DEL CENTRO DE CÓMPUTO.

De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no coloco en un punto visible el switch de apagado de emergencia para la protección de los equipos de cómputo y las tecnologías de información.

Los hechos expuestos han trasgredido la siguiente normativa:

- En el ESTANDAR INTERNACIONAL ISO/IEC 17799 menciona en el punto 9.2 “equipos de seguridad – 9.2.1 “ubicación y protección del equipo” d) menciona lo siguiente:
d) se debieran adoptar controles para minimizar el riesgo de amenazas potenciales; por ejemplo, robo, fuego, explosivos, humo, agua (o falla en el suministro de agua), polvo, vibración, efectos químicos, interferencias en el suministro eléctrico, interferencia en las comunicaciones, radiación electromagnética y vandalismo.

- También tenemos lo mencionado en el punto 9.2.2. “servicio públicos de soporte” en el tercer párrafo:
Se debieran colocar interruptores de energía de emergencia cerca de las salidas de emergencia en las habitaciones donde se encuentra el equipo para facilitar el cierre del paso de corriente en caso de una emergencia. Se debiera proporcionar iluminación de emergencia en caso de una falla en la fuente de energía principal


El encargado (director de la institución educativa) manifiesta que se viene trabajando ya con las instalaciones establecidas y dejadas por la gestión anterior.
Refiere también que por lo dificultoso de reubicar y que no se cuenta con los recursos económicos dicho interruptor de emergencia (switch) no se ha podido colocar en un lugar más visible y accesible

Se constató que ante un posible cortocircuito o interrupción del servicio de energía eléctrica se dificulta salvaguardar los equipos de cómputo y por consiguiente la información que se esté procesando.

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Al Director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por no realizar los medios necesarios para salvaguardar los equipos de cómputo y por consiguiente la información que se esté procesando, vulnerando con ello los equipos de seguridad.

4.           NO SE CUENTA CON UN REGISTRO DE INGRESO AL CENTRO DE CÓMPUTO, POR ELLO NO SE REGISTRA EL ACCESO AL DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO DE PERSONAS AJENAS A LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA.

De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no estableció un sistema de registro para el acceso al centro de cómputo, poniendo en peligro la información y protección de los equipos de cómputo.

La institución  considera innecesario contar con un registro de acceso al centro de cómputo y que resulta tedioso llevar el control.

Los equipos de cómputo de la institución y la información que estas incorporan están sujetos a copia o hurto, por lo que la institución asume un enorme riesgo que le podría ocasionar pérdidas importantes de información y de sus activos.

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Al Maestro de Informática de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por no realizar un registro y control del acceso al centro de cómputo, estando sujetos al copio o hurto de información.

5.           LA INSTITUCIÓN NO DISPONE CON COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN COMPUTADORAS DISTINTAS, SOLO POSEE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN IMPORTANTE EN LAS UNIDADES DE DISCO DURO DEL COMPUTADOR QUE POSEE PARA REALIZAR SUS ACTIVIDADES, LO CUAL LE PUEDE CONLLEVAR A LA PERDIDA DE INFORMACIÓN IMPORTANTE.

De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no estableció el procedimiento de copia de seguridad de la información en ordenadores distintos a los utilizados lo cual le puede llevar a la perdida de información importante.

La institución considera innecesaria la realización de copias de seguridad en otros centros de almacenamiento de información puesto que resultan tediosos y ocupan espacio en las unidades de disco duro de otras computadoras.

La institución está asumiendo un riesgo enorme, puesto que al no contar con copias de seguridad, podría perder información valiosa al encontrarse esta solo en un computador, lo cual perjudicaría a la institución.  

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Al Maestro de Informática de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por no realizar las copias de información cada cierto periodo, para evitar la pérdida de información.





6.  EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO DE LA INSTITUCIÓN NO SE REALIZAN COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE QUE CADA UNA POSEE Y POR TANTO NO SE ACTUALIZAN ESTAS COPIAS DE SEGURIDAD.

De la revisión efectuada se evidencia que el director de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA” que en adelante se denominara “Institución”, no estableció procedimientos para la actualización de copias de seguridad de información relevante para la Institución, lo cual le puede llevar a la perdida de información importante.

La institución considera innecesaria la realización de actualización y copias de seguridad en otros centros de almacenamiento de información.

La información relevante que poseen en los quipos de cómputos podrían resultar dañados y podrían eliminarse ocasionando con ello una pérdida importante de información.

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Al Maestro de Informática de la I.E. “JOSE GALVEZ EGUSQUIZA”, por no realizar las actualizaciones periódicas de las copias de información, para evitar la pérdida de información relevante.











III.                CONCLUSIONES
En concordancia con los hechos expuestos en el presente informe, se formulan las siguientes conclusiones:
1.       La institución no cuenta con algún medio de ventilación, necesarios para la protección del equipo, reduciendo de esta forma amenazas y peligros ambientales, que son necesarios de cuidar, debido a la sobreacumulación de equipos informáticos en un ambiente cerrado. 
2.       En la Institución Educativa José Gálvez Egusquiza según la inspección realizada se pudo constatar que no se tiene a disposición de los encargados los planos de las instalaciones eléctricas, principalmente para el área que se verifico que es el centro de cómputo puesto que no se diferencia cableado eléctrico del cableado de telecomunicaciones.
3.       En la Institución Educativa José Gálvez Egusquiza según la inspección realizada se pudo constatar que no se tiene en un punto visible el switch de apagado por emergencia según caso simulado en las instalaciones del centro de cómputo.
4.       No se cuenta con un registro de ingreso al centro de cómputo, por ello no se registra el acceso al departamento de cómputo de personas ajenas a la dirección de informática.
5.       La institución no dispone con copias de seguridad de la información en computadoras distintas, solo posee copias de seguridad de la información importante en las unidades de disco duro del computador que posee para realizar sus actividades, lo cual le puede conllevar a la perdida de información importante.
6.       En los equipos de cómputo de la institución no se realizan copias de seguridad de la información relevante que cada una posee y por tanto no se actualizan estas copias de seguridad.

IV.                RECOMENDACIONES
Como resultado de la auditoría realiza a la I.E. José Gálvez Egusquiza, y en concordancia con lo establecido en el literal b) del artículo 15° de la Ley n.° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica, con el propósito de coadyuvar a la mejora de la capacidad y eficiencia de la entidad en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, se formulan las recomendaciones siguientes:
A LA DIRECCIÓN Y REPRESENTANTES DE APAFA:
1.       Incluir en su presupuesto de apertura del año académico la adquisición de por lo menos un ventilador central para a el área de informática o en todo caso gestionar con el Ministerio de Educación la posibilidad de que otorguen a la institución algún medio de ventilación.
2.       Hacer las gestiones correspondientes para contar con dichos planos, esto para evitar así problemas eléctricos que afecten a los sistemas telecomunicaciones y por también la vida útil de los componentes del centro de cómputo.
3.       Hacer las gestiones correspondientes para contar con recursos económicos para que las instalaciones del switch en un lugar visible sea posible, esto en beneficio del equipo de cómputo y los intereses informáticos que la institución educativa pueda tener.
4.       Implementar el registro de ingreso al departamento de cómputo de la institución educativa.
5.       Implementar un centro de almacenamiento donde se puedan realizar copias de seguridad de la información relevante para la institución.
6.       Implementar y actualizar permanentemente un centro de almacenamiento donde se puedan realizar copias de seguridad de la información relevante para la institución.


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